Sul piano generale entrambe gli strumenti garantiscono i servizi fondamentali per il dialogo telematico con la PA e risultano sottoposti al principio espresso dall’art. 65 del Codice dell’Amministrazione Digitale, Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) secondo cui la richiesta pervenuta alla PA è valida quando sia trasmessa dall’autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata, purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato.
Proprio l’attestazione dell’avvenuta identificazione da parte del gestore da luogo a differenze pratiche nell’utilizzo dei due diversi strumenti di comunicazione.
La "postacertificat@" rilasciata gratuitamente ai cittadini è uno strumento che, già prima della riforma del CAD, aveva in sé tutti gli elementi in grado di soddisfare le esigenze di certezza e di sicurezza connesse al dialogo formale con la PA. La procedura per il rilascio della casella PEC, infatti, impone un riconoscimento personale del richiedente.

Al contrario, nel caso di caselle di posta elettronica certificata disponibili sul mercato la capacità di integrare i requisiti previsti dal citato art. 65 del CAD è subordinata alla conformità della casella PEC alle regole tecniche individuate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 27 settembre 2012. Le caselle di PEC che rispondono a questi requisiti sono denominate PEC-ID.

L’art. 61 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 ha precisato che l’utilizzo della postacertificat@ e della PEC-ID, effettuato richiedendo la ricevuta completa, sostituisce la firma elettronica avanzata nei confronti della pubblica amministrazione.

Nel caso di invio di istanze e dichiarazioni attraverso caselle di posta certificata non conformi ai requisiti indicati dal DPCM 27 settembre 2012, occorrerà, quindi, sottoscrivere digitalmente la richiesta o, in alternativa, allegare alla mail (sotto forma di immagine) il modulo della richiesta debitamente sottoscritto e una copia non autenticata di un documento di identità valido.