Con la nuova legge sulle semplificazioni amministrative gli avvocati possono finalmente effettuare le notifiche di atti giudiziari, attraverso la propria posta elettronica certificata (Pec), senza bisogno di alcuna autorizzazione del Consiglio dell’Ordine locale, né necessità di annotazione nel registro cronologico. Questa nuova forma di notifica è possibile sia per gli atti in materia civile, che amministrativa e stragiudiziale.

Quindi, tanto per fare un esempio, si può notificare via Pec un atto di citazione o un precetto. La notifica potrà ovviamente avvenire solo nei confronti di un altro soggetto in possesso di un indirizzo Pec.

L’elenco completo degli indirizzi Pec di professionisti, ditte e società è ricavabile in tre modi:
1. online all’indirizzo del Registro Ini-Pec
2. online dai registri Reginde
3. dalle visure camerali presenti alla Camera di Commercio.

Attenzione: la notifica fatta a un indirizzo Pec non presente in elenchi pubblici non è valida. Altrettanto, la notifica non è valida se l’indirizzo Pec del mittente non è inserito in un elenco pubblico.

Quando non è possibile la notifica a mezzo Pec?

La notifica con Pec non può essere effettuata nei seguenti casi:

1- notifiche che l’autorità giudiziaria ha prescritto che siano eseguite personalmente;

2- notifiche in caso di irreperibilità o rifiuto di ricevere la copia da parte del destinatario;

3- notifiche a persona di residenza, dimora o domicilio sconosciuti;

4- notifiche all’estero;

5- notifiche di atti dei procedimenti penali;

6- notifiche di atti di preavviso di rilascio di immobile;

7- notifiche di atti di precetto cambiario o su assegno;

8- notifiche di atti di pignoramento immobiliare;

9- notifiche di atti di pignoramento presso terzi;

10- in genere le notifiche relative ad atti che sono espressione di poteri esclusivi dell’Ufficiale Giudiziario.

Cosa occorre per notificare a mezzo PEC?

Per effettuare la notifica a mezzo PEC occorre:

• aver ricevuto dal cliente la consueta procura alle liti. La procura può essere rilascia – per come vedremo a breve – anche su un normale foglio cartaceo, con la relativa firma a penna e la successiva autentica dell’avvocato in calce alla medesima procura;
• essere titolare di un indirizzo PEC risultante da elenchi pubblici;
• anche il destinatario della comunicazione deve essere munito di un indirizzo di destinazione PEC. Attenzione: tale indirizzo PEC deve essere necessariamente risultante da elenchi pubblici. Non è possibile la notifica nei confronti di un soggetto il cui indirizzo PEC non sia inserito negli elenchi ufficiali appena elencati;
• essere titolare di un dispositivo di firma digitale valido e non scaduto. Attenzione: gran parte delle società che forniscono questo servizio fanno firmare contratti con scadenza annuale; pertanto ricordatevi di rinnovare il servizio.

La firma digitale è necessaria per autenticare l’atto e attestare che esso è conforme all’originale cartaceo o telematico. Così, proprio a tal fine, l’avvocato dovrà firmare digitalmente l’atto notificato e la relata di notifica. Pertanto, se si notifica un atto di citazione o un precetto è necessario firmarlo digitalmente proprio come si fa con un atto cartaceo.

L’avvocato è tenuto a rispettare limiti territoriali nella notifica dell’atto?

La notifica diretta con Pec non è sottoposta ad alcun limite territoriale. Pertanto l’avvocato che voglia notificare, per esempio, un atto di citazione in una Regione ove non esercita la professione sarà libero di farlo. Tale notifica, infatti, può essere effettuata in qualsiasi altra parte del territorio nazionale.

Come si predispone la procura alle liti?

Si può optare per il metodo tradizionale: si stampa il documento con il mandato ad litem, lo si fa firmare al cliente, quindi l’avvocato lo sottoscrive per autentica e poi procede alla scansione con lo scanner. Egli poi dovrà trasformare il file in formato PDF (non una immagine, per esempio, con estensione .jpeg) e sottoscrivere il file con la propria firma digitale, attraverso il software apposito.

In alternativa, l’avvocato potrebbe anche predisporre direttamente la procura in formato digitale sin dall’origine. In pratica, in questo caso, prima procede a predisporre il file al computer; successivamente detto file dovrà essere firmato digitalmente tanto dal cliente quanto dal legale.

La procura alle liti va sempre notificata?

Solo se non è già agli atti.

Attenzione a quello che dice la legge: la procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica.
 
È possibile la notifica di un atto originariamente carteceo?

Sì. In tal caso occorre estrarre copia informatica dell’atto cartaceo (la legge in questo caso parla di “formato su supporto analogico”) e attestare la conformità all’originale [5]. L’atto va poi allegato al messaggio di PEC.

Attenzione all’oggetto della email!

L’avvocato non può scegliere, a proprio piacimento, l’oggetto della Pec. Al contrario, il messaggio deve indicare nell’oggetto la dizione: “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”. Se tale dizione non viene riportata la notifica potrebbe addirittura essere viziata di nullità.

Quando si perfeziona la notifica?

La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.

È possibile notificare gli atti in qualsiasi orario della giornata, e quindi anche dopo le ore 21. Ma in quest’ultimo caso, bisogna fare molta attenzione perché la notifica si considera come se fosse stata effettuata il giorno successivo. Attenzione quindi alle scadenze e ai termini perentori.

Cosa deve contenere la relazione di notificazione?

La relazione deve contenere:

a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell’avvocato notificante;

b) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;

d) l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;

e) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;

f) l’attestazione di conformità.

Attenzione: per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo.

La relata di notifica va fatta in calce all’allegato?

No. La relazione di notificazione va fatta su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. Deve trattarsi di PDF nativo, cioè di un file di testo, nato sul computer e lì rimasto, quindi convertito in PDF senza mai essere stampato.
Le attestazioni di conformità vanno inserite nella relata di notificazione.

La citazione non va stampata

È una procedura sbagliata – e vizia di nullità l’atto – quella di stampare l’atto di citazione, firmarlo a penna, scannerizzarlo, firmarlo digitalmente e poi notificarlo. L’avvocato che deve iscrivere a ruolo telematicamente deve sempre generare un PDF nativo (un file, cioè, che nasce digitale e tale rimane sempre, senza essere stampato su carta). In buona sostanza è vietato utilizzare file immagine .jpeg o file .pdf ottenuti da una scannerizzazione di un foglio cartaceo.

Il problema della pagina in bianco con estensione P7M.

Tale notifica determina la ricezione a mezzo Pec di atti con estensione .7pm. che appaiono file bianchi a video. Proprio per evitare tale inconveniente nei confronti del soggetto ricevente, l’Avvocato notificatore potrà inserire, nella mail, un avviso di cortesia del seguente tenore:
“Tutti o alcuni degli allegati al presente messaggio sono documenti firmati digitalmente dal mittente, riconoscibili in quanto presentano il suffisso .p7m. Qualora si dovessero incontrare difficoltà nella loro consultazione, si seguano i seguenti passi:

• - registrare gli allegati in una locazione qualsiasi del proprio computer;
• - accedere al sito pubblico del Consiglio Nazionale del Notariato che consente la verifica e la consultazione di documenti firmati digitalmente;
• - seguire le istruzioni presenti sul sito per la verifica della firma digitale e la consultazione del documento firmato.

Per maggiori informazioni sulla firma digitale, sulla verifica e la consultazione dei documenti firmati digitalmente consultare la pagina del sito: Risposte alle domande più frequenti . L'emissione della nostre firme digitali avviene sempre in modo celere e immediato da parte della ns. agenzia.

FONTE: https://www.laleggepertutti.it/59584_notifica-atti-giudiziari-fatta-dallavvocato-con-la-pec-senza-autorizzazione

Il Team di Firma-Digitale.EU non risponde dei contenuti (o refusi) provenienti da fonti esterne le quali vengono riprosposte al solo scopo di approfondimento sulle tematiche inerenti l'uso della PEC e Firma Digitale.